PRIVACYREGLEMENT VAN FOTOGROEP ZOETERMEER

(reglement versie d.d. 31 januari 2019)

Algemeen

Dit is het privacyreglement van Fotogroep Zoetermeer, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, met ingang van 25 mei 2018. Dit privacyreglement kan worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of met wijzigingen in de werkwijze van Fotogroep Zoetermeer. Voor vragen over dit Privacyreglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop Fotogroep Zoetermeer met uw gegevens omgaat, kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website.

Gerechtvaardigd belang

De Algemene Verordening Gegevensbescherming maakt onderscheid tussen gewone, bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens. Fotogroep Zoetermeer vraagt en bewaart enkel gewone persoonsgegevens, gebaseerd op de grondslagen “gerechtvaardigd belang” en “toestemming”, als hiervoor tenminste één van de volgende grondslagen van toepassing is:

  • om een verplichting na te komen die in de wet staat;
  • voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel van is of was;
  • om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
  • voor de goede vervulling van de taak die Fotogroep Zoetermeer vervult;
  • wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.

Relatie tussen Fotogroep Zoetermeer en de Fotobond

Fotogroep Zoetermeer is reglementair aangesloten bij de Fotobond – Nederlands Centrum Vrijetijdsfotografie (verder aangeduid als de Fotobond) en maakt deel uit van Afdeling Elf van de Fotobond. Statutair houdt het lidmaatschap van Fotogroep Zoetermeer tevens in dat betrokkene lid is van de Fotobond. Fotogroep Zoetermeer deelt uit hoofde van deze statutaire plicht persoons- gegevens met de Fotobond. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop van toepassing. Voor inzage van dat privacyreglement wordt verwezen naar de website van de Fotobond.

Verkrijging en verwerking van persoonsgegevens door Fotogroep Zoetermeer

Persoonsgegevens worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf. Fotogroep Zoetermeer verwerkt de gegevens van de volgende personen:

  • (aspirant-)leden van Fotogroep Zoetermeer;
  • personen die model hebben gestaan voor de Portretgroep van Fotogroep Zoetermeer (deze gegevens kunnen administratief verwerkt worden door de secretaris doch worden niet op de website van Fotogroep Zoetermeer verwerkt, behoudens eventueel de naam van het model bij de betreffende foto indien daar toestemming voor is verstrekt);
  • personen die Fotogroep Zoetermeer om informatie of documentatie hebben verzocht (al dan niet via een bezoek aan de website);
  • personen met wie Fotogroep Zoetermeer een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

Voor (aspirant-)leden betreft dit de volgende persoonsgegevens: voornaam en achternaam, geslacht, geboortedatum, huisadres, telefoonnummer, e-mailadres, een herkenbare portretfoto, eventueel door het betrokken lid zelf toegevoegde informatie aan zijn persoonsgegevens op het besloten deel van de website van Fotogroep Zoetermeer en eventueel door het betrokken lid op de website geplaatste informatie en/of foto’s evenals correspondentie met het bestuur.

Als u model staat bij de Portretgroep van Fotogroep Zoetermeer, kan de vereniging uw naam en contactgegevens (zoals door beide partijen ingevuld bij het Modellencontract) evenals onderlinge afspraken en correspondentie verwerken.

Voor zakelijke relaties kan dit naam en adres, contactpersonen, eventuele K.v.K.-gegevens, onderlinge afspraken en correspondentie en financiële gegevens betreffen.

Doeleinden

Bovengenoemde persoonsgegevens van leden en modellen worden gebruikt voor:

  • het organiseren en verrichten van clubactiviteiten,
  • onderlinge communicatie tussen bestuur, functionarissen en/of leden,
  • het innen van contributie en verplichte boekhoudkundige zaken,
  • de statutair verplichte gegevensverstrekking aan de Fotobond inzake het lidmaatschap,
  • het onderling sturen van berichten over fotografie-gerelateerde c.q. clubgerelateerde onderwerpen, het doorsturen van informatie verstrekt door de Fotobond, informatie betreffende fotowedstrijden en dergelijke,
  • het contacteren van modellen met het oog op fotoshoots en (toestemming voor) het gebruik van foto’s waarop het model te zien is.

Bij inschrijving wordt het (aspirant-)lid van Fotogroep Zoetermeer om de eerder genoemde persoonsgegevens gevraagd evenals om toestemming om deze persoonsgegevens te gebruiken voor de bovengenoemde doeleinden voor de duur van het lidmaatschap. Bij personen jonger dan 16 jaar dient bovengenoemde toestemming te worden verstrekt door een persoon die ouderlijke verantwoordelijkheid voor de minderjarige draagt.

Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens van betrokkene zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 6 maanden na afloop van het lidmaatschap verwijderd, dit voorzover de gegevens niet langer bewaard moeten worden voor financiële en/of juridische afhandeling of in het kader van een wettelijk vastgestelde bewaartermijn (bijvoorbeeld facturen). Na afloop van het lidmaatschap wordt de toegang van betrokkene tot het besloten deel van de website geblokkeerd.

Website van Fotogroep Zoetermeer en cookies

De website van Fotogroep Zoetermeer is www.Fotogroep-zoetermeer.nl en bestaat uit een publiek toegankelijk deel en een besloten deel.
Het besloten deel van de website is uitsluitend toegankelijk voor leden van Fotogroep Zoetermeer met behulp van inloggegevens. De op dit besloten deel geplaatste persoonsgegevens zijn hierdoor uitsluitend zichtbaar voor alle leden van Fotogroep Zoetermeer.

De leden van Fotogroep Zoetermeer kunnen foto’s en informatie plaatsen op de website. Indien deze foto’s en berichten persoonsgegevens bevatten, is dit uitsluitend toegestaan met toestemming van betrokkene(n).
Op het openbare deel van de website van Fotogroep Zoetermeer kunnen ook links naar persoonlijke websites van leden van Fotogroep Zoetermeer c.q. naar websites van derden worden vermeld. Bezoekers van de website van Fotogroep Zoetermeer worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van het lid of van de betreffende derde partij. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van het betreffende lid of van de derde partij van toepassing. De gebruiker van die websites dient zich hier zelf van op de hoogte te stellen. Fotogroep Zoetermeer is niet aansprakelijk voor de informatie die via websites van derden of via de websites van leden van Fotogroep Zoetermeer wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

De website van Fotogroep Zoetermeer gebruikt functionele cookies (benodigd voor het goed functioneren van de website en het inloggen). Voor het cookiebeleid van de Fotobond of van bovengenoemde websites van leden van Fotogroep Zoetermeer of van derden wordt verwezen naar de betreffende websites. Dit geldt ook voor het privacybeleid en cookiebeleid van eventuele social media, welke via de website van Fotogroep Zoetermeer bereikbaar zouden kunnen zijn.

Bescherming van persoonsgegevens en van de privacy van personen op foto’s

Fotogroep Zoetermeer draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Fotogroep Zoetermeer en op de website van Fotogroep Zoetermeer, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De webmaster van Fotogroep Zoetermeer zorgt voor een goed toegangsbeheer van de website van Fotogroep Zoetermeer.

Inzake foto’s met daarop identificeerbare personen ligt de juridische verantwoordelijkheid voor de publicatie van dergelijke foto’s op de website van de vereniging of deelname met deze foto’s aan exposities en fotowedstrijden evenals voor het verkrijgen van de daarvoor benodigde toestemming van betrokkenen geheel bij het lid van Fotogroep Zoetermeer, die deze foto’s plaatst of aanlevert.

Eventuele klachten inzake privacyschending van identificeerbare personen op foto’s op de website en/of op exposities van Fotogroep Zoetermeer kunnen gemeld worden bij de secretaris van Fotogroep Zoetermeer. In voorkomend geval behouden het bestuur en de webmaster van Fotogroep Zoetermeer zich het recht voor om (in het belang van Fotogroep Zoetermeer) de betreffende foto’s c.q. persoonsgegevens van de website of expositie te verwijderen.

Rechten van betrokkenen

De betrokkene heeft de volgende rechten:

  • Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan Fotogroep Zoetermeer te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Inzagerecht: betrokkenen hebben het recht om zijn/haar persoonsgegevens, zoals deze door Fotogroep Zoetermeer zijn verwerkt, in te zien.
  • Correctierecht: Als duidelijk wordt dat bovengenoemde persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Fotogroep Zoetermeer om dit te corrigeren.
  • Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan Fotogroep Zoetermeer te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  • Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.

Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Fotogroep Zoetermeer zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Datalek

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoons- gegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

Slotbepalingen

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet, beslist het bestuur van Fotogroep Zoetermeer. Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Dit Privacyreglement is goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van Fotogroep Zoetermeer d.d. 31 januari 2019.